Capítulo 5: Módulo de Consultas

Propósito

El módulo de Consultas es el sistema de "tickets" de Avanzia Legal Cloud. Está diseñado para registrar, gestionar y hacer un seguimiento completo de cada pregunta, solicitud de asesoría o requerimiento que recibes de tus clientes.

Su objetivo es transformar el caos de los emails y las llamadas en un flujo de trabajo ordenado, medible y completamente trazable, asegurando que ninguna solicitud se pierda y que cada una sea atendida a tiempo.

Vista Principal

La pantalla principal del módulo es una tabla que te muestra todas las consultas, permitiéndote ver su estado de un solo vistazo.

[Captura de pantalla de la tabla de Consultas, mostrando columnas como Título, Cliente, Abogado Asignado, Estado, Prioridad y Fecha de Creación.]

Desde esta vista, puedes:

• Buscar y Filtrar: Usa los filtros para encontrar consultas por cliente, por estado (ej. "Pendiente", "En Progreso", "Resuelta"), por abogado asignado o por prioridad.
• Ordenar: Organiza la tabla para ver las consultas más recientes o las más antiguas primero.
• Identificar Urgencias: Las consultas con prioridad "Alta" o cuyo plazo de respuesta (SLA) está por vencer aparecerán resaltadas.

El Ciclo de Vida de una Consulta

1. Cómo Registrar una Nueva Consulta

1. Haz clic en el botón "Nueva Consulta".
2. En el formulario, completa la información esencial:
   • Cliente: Selecciona el cliente que realiza la consulta. El sistema cargará su información automáticamente.
   • Título: Un resumen claro y conciso de la consulta (ej. "Duda sobre cláusula de rescisión en contrato de alquiler").
   • Descripción: Detalla la pregunta o el requerimiento del cliente con toda la información necesaria.
   • Categoría: Clasifica la consulta (ej. "Laboral", "Comercial", "Civil").
   • Prioridad: Establece la urgencia (Baja, Normal, Alta). El sistema puede sugerir una prioridad basada en el tipo de cliente.
   • Asignar a: Designa al abogado o equipo responsable de responder.
3. Adjuntar Archivos: Si el cliente envió documentos, puedes adjuntarlos directamente a la consulta para tener todo el contexto en un solo lugar.
4. Haz clic en "Guardar Consulta". El sistema la registrará y notificará al abogado asignado.

[Captura de pantalla del formulario para crear una nueva consulta.]

2. Gestión y Respuesta

Al abrir una consulta, accedes a su panel de gestión detallado. Aquí es donde ocurre la magia.

[Captura de pantalla del interior de una consulta, mostrando el historial de actividad, el panel de respuesta y los paneles laterales de documentos y plazos.]

Dentro de la consulta puedes:

• Cambiar el Estado: A medida que trabajas en ella, puedes actualizar su estado de "Pendiente" a "En Progreso", y finalmente a "Resuelta" o "Cerrada".
• Comunicación Interna (Notas): Usa la pestaña de "Notas" para dejar comentarios internos que solo tu equipo puede ver. Ideal para colaborar con otros abogados.
• Comunicación con el Cliente (Respuestas): Usa la pestaña "Respuestas" para redactar la solución o dictamen. Puedes usar plantillas de respuesta para las preguntas más frecuentes.
• Registrar Tiempo: Inicia un cronómetro o añade una entrada de tiempo manual para registrar las horas trabajadas en esa consulta, que luego se pueden facturar.
• Generar Documentos: Desde la misma consulta, puedes generar un nuevo documento (como un dictamen o un contrato) que quedará automáticamente vinculado a ella.

3. Trazabilidad Total: El Historial de Actividad

Cada acción que se realiza en una consulta queda registrada en un historial cronológico inmutable. Esto incluye:

• Cuándo se creó y quién la asignó.
• Cada cambio de estado.
• Cada nota interna y respuesta enviada.
• Cada documento adjuntado o generado.

Esta trazabilidad es fundamental para auditorías, para entender el ciclo de vida de un caso y para resolver cualquier malentendido sobre la comunicación con el cliente.