Anexo B: Preguntas Frecuentes (FAQ)
Aquí encontrarás respuestas a algunas de las dudas más comunes al utilizar Avanzia Legal Cloud.
P: ¿Qué pasa si olvido mi contraseña?
R: En la página de inicio de sesión, haz clic en el enlace "¿Olvidaste tu contraseña?". Ingresa tu correo electrónico y recibirás un email con instrucciones para restablecerla de forma segura.
P: ¿Puedo acceder al sistema desde mi celular o tablet?
R: Sí. La plataforma Avanzia Legal Cloud está diseñada con un enfoque "responsive", lo que significa que la interfaz se adapta a diferentes tamaños de pantalla. Puedes acceder y trabajar desde el navegador de tu dispositivo móvil de la misma manera que lo haces en tu computadora.
P: ¿Mi información está segura en la nube?
R: Absolutamente. La seguridad es nuestra máxima prioridad. Utilizamos encriptación de grado militar tanto para los datos en tránsito (mientras viajas por internet) como para los datos en reposo (almacenados en nuestros servidores). Además, nuestro sistema de permisos y roles asegura que cada usuario solo pueda acceder a la información que le corresponde.
P: ¿Qué diferencia hay entre el Calendario y el módulo de Plazos?
R: El Calendario es para gestionar todo tipo de eventos (reuniones, audiencias, tareas, recordatorios). El módulo de Plazos está especializado exclusivamente en el control de vencimientos críticos (procesales, contractuales). Todo lo que está en Plazos aparece en el Calendario, pero no todo lo que está en el Calendario es un plazo formal. El módulo de Plazos es tu "lista de urgencias", mientras que el Calendario es tu "agenda completa".
P: ¿Puedo deshacer la acción de "Marcar como Completado" en un plazo?
R: Generalmente, esta acción requiere confirmación y queda registrada en la auditoría del caso. Si necesitas revertir un plazo completado por error, contacta a un administrador del sistema. Dependiendo de la configuración, es posible que se pueda reabrir, pero la acción original quedará registrada.
P: ¿Quién puede crear Plantillas de documentos?
R: Por lo general, la creación y edición de plantillas está restringida a los roles de Administrador o Abogado Senior. Esto es para asegurar que las plantillas, que son la base de los documentos del estudio, mantengan un alto estándar de calidad y corrección legal. Los demás usuarios pueden usar las plantillas, pero no crearlas o modificarlas.
P: ¿Qué pasa cuando desactivo la cuenta de un usuario que ha dejado el estudio?
R: Al desactivar un usuario, este pierde inmediatamente el acceso al sistema. Sin embargo, toda su actividad histórica se conserva. Las consultas, documentos y registros de tiempo que creó o en los que trabajó permanecerán intactos y asociados a su nombre para fines de auditoría y consulta histórica. El sistema no borra su trabajo.
P: Si asocio un email a una consulta, ¿el cliente ve esa comunicación?
R: No necesariamente. El sistema diferencia entre Notas Internas y Respuestas al Cliente. Las notas internas son solo para la comunicación y colaboración del equipo y nunca son visibles para el cliente. Las respuestas, en cambio, sí están destinadas a ser enviadas al cliente. Siempre verifica en qué pestaña estás escribiendo.
P: ¿Puedo exportar mi información?
R: Sí. La mayoría de las tablas y reportes (listas de clientes, consultas, entradas de tiempo) tienen una opción para exportar los datos en formatos estándar como CSV o Excel, permitiéndote trabajar con ellos fuera de la plataforma si es necesario.